Guia para aumentar a produtividade no trabalho

Diante de rotinas cada vez mais aceleradas, o tempo se torna um recurso extremamente precioso. Por isso, pensar sobre estratégias para aumentar a eficiência e a produtividade no trabalho é fundamental nas empresas. 

Medir e encontrar maneiras de impulsionar o rendimento é crucial tanto para os funcionários quanto para as organizações. Há uma explicação para essa afirmação: não se trata, apenas, de fazer mais tarefas, mas sim de fazer as tarefas certas, gastando menos tempo.

Essa abordagem certamente impacta o sucesso individual, mas, ao mesmo tempo, contribui significativamente para o crescimento e a competitividade das organizações. 

Neste guia, você entenderá por que a produtividade é um tema tão importante e como superar os obstáculos que frequentemente a limitam. Além disso, apresentaremos estratégias práticas para aprimorar sua eficiência no trabalho e discutiremos o papel das ferramentas tecnológicas nessa transformação.

Boa leitura!

Produtividade no trabalho: por que isso importa tanto?

A produtividade é o motor que impulsiona o progresso em qualquer ambiente de trabalho. Se é baixa, o ritmo é lento e a empresa demora mais tempo para alcançar seus objetivos. Por outro lado, quando há alta produtividade, é possível chegar mais longe e muito mais rápido.

Na prática, para as organizações, a produtividade é quase um sinônimo de maior lucratividade e crescimento sustentável. Empresas mais produtivas tendem a estar à frente da concorrência, atender melhor seus clientes e inovar mais.

Para os funcionários, estar em seu pico de produtividade significa que eles podem realizar suas tarefas de maneira mais eficiente. Isso, por sua vez, pode levar a recompensas como promoções, reconhecimento, maior aprendizado, sensação de satisfação pessoal e até a uma melhor qualidade de vida. 

No entanto, vale reforçar que alcançar — e sustentar — um nível ideal de produtividade não é uma missão simples, nem para colaboradores, nem para os negócios. 

Obstáculos que limitam a produtividade: como identificar e superar

Existem alguns obstáculos que podem prejudicar a eficiência no trabalho, e identificá-los é o primeiro passo para superá-los.

Conheça alguns dos mais recorrentes:

Distrações constantes

São muitas as fontes de distrações existentes atualmente: notificações de redes sociais, colegas de trabalho conversando, televisão, séries, filmes, vídeos, e até mesmo os elementos no nosso espaço físico. 

Identificar quais são as distrações que mais roubam a atenção e implementar medidas para evitá-las é um passo importante. 

Isso pode incluir o uso de aplicativos que bloqueiam sites não relacionados ao trabalho durante o expediente ou a criação de um espaço de trabalho mais adequado.

Multitarefa excessiva

Por muito tempo, pensou-se que fazer várias coisas ao mesmo tempo era um sinônimo de produtividade. 

A multitarefa pode até parecer eficiente, mas, na verdade, ela tende a dividir a atenção e reduzir a qualidade do trabalho. Não são poucos os estudos que apontam que ser multitarefa pode causar redução da produtividade e aumento do estresse.

A melhor abordagem é, certamente, se concentrar em uma tarefa por vez. Uma técnica bastante conhecida para isso é a "Pomodoro", que propõe alternar entre períodos de trabalho concentrado e pequenas pausas.

Falta de organização

A desorganização pode levar a perda de tempo significativa, seja para encontrar as ferramentas necessárias para trabalhar, reunir todas as informações ou mesmo para remover as distrações. 

Para resolver esse problema, utilize ferramentas e tecnologias de organização, como listas de tarefas e agendas, para manter o controle de suas responsabilidades e prazos.

Conquistando mais em menos tempo: estratégias para melhorar a produtividade

Agora que identificamos os obstáculos à produtividade que são mais comuns, é hora de explorar estratégias para superá-los e aumentar sua eficiência no trabalho. Confira:

Planejamento

Como em qualquer outra iniciativa, um plano bem elaborado é essencial para manter o foco e a direção. Quando o assunto é produtividade, é importante ter clareza sobre quais são as prioridades, quem são os envolvidos e quais são os prazos de cada atividade.

Além disso, separe um tempo toda semana para revisar o que foi feito e planejar as tarefas seguintes, para garantir que se adaptará quando necessário e manterá o foco nos objetivos traçados inicialmente.

Gerenciamento de tempo

Como reforçamos no início do texto, o tempo é um recurso cada vez mais valioso. Por isso, precisamos aprender como gerenciá-lo da melhor maneira possível, com o mesmo afinco com que gerenciamos recursos financeiros, por exemplo.

Então, use técnicas de gestão de tempo como: estabelecer prazos rigorosos para tarefas, delegar funções, começar o dia fazendo as atividades mais desafiadoras, entre outras.

Habilidade de concentração

A capacidade de concentração é uma habilidade que pode — e deve — ser desenvolvida com empenho e prática. 

É possível investir no desenvolvimento dessa competência ao reduzir as fontes de distração, criar um ambiente mais preparado para trabalhar, treinar técnicas de meditação ou mindfulness, etc.

Bem-estar e saúde mental

Um bom nível de produtividade está intrinsecamente ligado ao equilíbrio e qualidade de vida, os quais incluem o bem-estar físico e mental. 

Por isso, para ser uma pessoa produtiva, não foque apenas em reduzir as distrações no trabalho. 

É importante cuidar de si através de rotinas de autocuidado, que incluem uma alimentação equilibrada, exercícios regulares e gerenciamento do estresse.

Ferramentas tecnológicas para aumentar a eficiência no trabalho

Ao adotar ferramentas tecnológicas avançadas, as organizações e colaboradores podem observar diversos ganhos: 

• Automatização de tarefas repetitivas;
• Rastreamento e otimização do uso do tempo; 
• Integração de sistemas para uma comunicação mais eficiente; e 
• Uso de ferramentas de análises de dados avançadas para obter insights sobre o desempenho da equipe e processos de negócios. 

Nesse sentido, vale ressaltar que o aumento da produtividade no trabalho está diretamente ligado ao uso de ferramentas que facilitam o cotidiano dos colaboradores. 

Por isso, aqui é importante reforçar que a escolha correta de softwares corporativos, provedores de serviços em nuvem e ferramentas de comunicação é essencial para que a empresa seja capaz de impulsionar a eficiência dos seus processos.

A Brinov, com mais de uma década de atuação, tem se dedicado incansavelmente a impulsionar a produtividade, segurança e eficiência das equipes, especialmente em ambientes de trabalho remotos e híbridos. 

Estabelecemos parcerias sólidas com líderes do mercado de soluções em nuvem, como Microsoft 365, Google Workspace, Goto Connect e Keepit Backup. 

Além disso, oferecemos serviços de TI personalizados, que englobam consultoria, implementação, migração e suporte técnico sob demanda. 

Descubra como usar todos esses softwares de forma mais eficiente com a ajuda dos nossos especialistas!

Impulsione a produtividade no trabalho com as ferramentas certas para o seu time

A produtividade é um fator-chave para o sucesso, então, vale a pena identificar os obstáculos que a limitam e adotar estratégias e ferramentas que ajudam a melhorá-la. 

Lembre-se de que a produtividade não é apenas uma métrica individual, mas também uma vantagem competitiva para as empresas.

Não deixe de explorar os produtos e serviços que a Brinov oferece para impulsionar a eficiência da sua equipe e do seu negócio!